A importância dos arquivos deve ser periodicamente revista antes de qualquer medida quanto à sua utilização. Evitar a fuga dessa memória é dever de toda empresa.
Partindo do pressuposto de que o arquivo é a memória viva da empresa, fica fácil entender sua presença cada vez maior nos ambientes corporativos, principalmente devido ao desenvolvimento industrial e social do país. Organizar documentos significa zelar pela história, informação e conhecimento. Quando existe a preocupação em gerenciar o material acumulado, o arquivo passa a exercer um importante papel no dia a dia administrativo de qualquer instituição.
Toda a documentação deve ser articulada de acordo com os processos de negócios da empresa, visando à qualidade, dinamismo e funcionalidade do sistema de arquivamento. Para isso, os gestores precisam se conscientizar de que o investimento em soluções para o gerenciamento de documentos resulta em agilidade e competitividade junto aos clientes e mercado.
No entanto, o cenário atual apresenta um erro comum nas administrações. Quando se fala em arquivamento, facilmente pensa-se em um móvel de aço inflexível instalado em áreas menos nobres e de difícil acesso. Isso se deve ao fato de que os arquivos disponíveis no mercado possuem peças grandes e praticamente inteiriças. Tais fatores resultam em dificuldades de montagem, manuseio e estocagem. A maioria dos arquivos é manuseada apenas como um depósito de documentos e armazenada em salas úmidas e escuras, quando na verdade centraliza todos os dados e negociações em que a empresa está e esteve envolvida.
Outra característica relevante é a quantidade de documentos armazenados. Entre o montante de
papéis, muitas informações poderiam ser arquivadas de maneira a otimizar o espaço disponível, seja em pastas digitais ou adaptadas para o volume exato de documentação. Para que essa organização seja feita de forma eficiente e segura são necessárias avaliações criteriosas por pessoas devidamente qualificadas.
Um arquivo desorganizado prejudica a velocidade das atividades, a pesquisa e a tomada de decisões, resulta em maior ocupação de espaço físico, aumenta o risco de perda da informação, além de inviabilizar o acesso ao conhecimento da empresa. Para facilitar a adequação a esse ponto de vista, a dica é não menosprezar os arquivos nem tratá-los como peças dispensáveis e redutoras de espaço útil. Basta listar suas funções para perceber que o arquivo guardado naquele local onde os funcionários evitam adentrar revela informações cruciais para a consultoria e desenvolvimento dos negócios.
O grupo Giroflex, líder nacional em móveis corporativos, lançou, recentemente, uma nova solução em arquivamento e gestão documental denominada Organon, que consiste em um arquivo deslizante mecânico 100% modular. O objetivo do produto é justamente facilitar e valorizar as funções dos arquivos empresariais, a fim de gerar benefícios e respeitar os fatores humanos relacionados ao trabalho. Além disso, a novidade veio para modernizar o tradicional hábito de que o arquivo precisa ocupar as áreas menos nobres dos ambientes corporativos. Seus layouts e acabamentos diferenciados se integram facilmente a espaços como salas e escritórios potencializando o acesso ao arquivo e consequentemente aos seus documentos.
Após a primeira montagem do Organon, realizada pela equipe técnica Giroservices, o cliente poderá realizar as mudanças de layout, ampliações ou mesmo reduções de seu arquivo sem precisar desmontá-lo, apenas adquirindo peças separadamente. Outro fator essencial para a diferenciação do produto em relação às outras soluções disponíveis no mercado é o aproveitamento de todo o interior do arquivo. Após avaliações de espaço útil, a solução é personalizada e entregue nos tamanhos proporcionais ao volume de informações a serem armazenadas.
A gerente geral de marketing do Grupo Giroflex, Sandra Escobar, diz que, além de mais funcional, a partir de agora o arquivo também passará a contribuir com a decoração do ambiente.“A seleção de materiais, cores e padrões de acabamento foram definidos em conformidade com estudos e pesquisas de tendências e ao estado da arte dos materiais empregados para essa finalidade. Esta linha Organon é composta basicamente de componentes metálicos manufaturados em chapas de aço pintadas e acabamentos em madeira, melamina e vidro”, explica.
Os arquivos empresariais são centros de informação e sua importância vem crescendo paralelamente aos conceitos econômicos, sociais e culturais da nova geração que necessita de produtos que lançamentos
acompanhem o desenvolvimento tecnológico da humanidade. A segurança de uma decisão não depende apenas do conhecimento pessoal, mas também de arquivos bem organizados que servem como fonte para a empresa que almeja conquistar seu espaço e, com isso, bons resultados.