A carência no espaço físico faz com que as empresas acabem desmerecendo os seus arquivos, desvalorizando, assim, uma das ferramentas mais importantes do cotidiano corporativo. Isso deixa claro que a gestão documental nada mais é, do que armazenar em meros móveis de aço, um grande volume de papéis.
Uma gestão documental eficiente e bem solucionada, assegura benefícios, facilidades, garante suporte suficiente
para a tomada de decisões e evita perdas da memória empresarial, peça fundamental no desenvolvimento de estratégias e expansão business.
Uma pesquisa feita pela Associação para o Gerenciamento da Informação e da Imagem (AIIM), entidade da indústria nos EUA, apontou os seguintes dados:
· 62% dos documentos importantes são arquivados em formato papel. Mesmo quando os documentos são enviados para digitalização e arquivamento.
· 25% são fotocopiados antes do envio, ressaltou a pesquisa, mostrando também que muitos documentos “nascem digitais”, mas são impressos para serem assinados e posteriormente digitalizados.
O setor imobiliário está cada vez mais aquecido e dispara na busca de peças que realçam os empreendimentos
para a classe exigente, que busca inovação em produtos selecionados. Apesar de todos os recursos tecnológicos, muitas empresas, como grandes auditorias, precisam manter seus documentos em papel, no caso de tributos, armazenados por muitos anos.
As empresas estão optando por digitalizar seus arquivos em cds, pen drive ou derivados. Outras estão adotando porta cds e armarinhos, para melhor armazenamentos dos mesmos. O escritório de hoje, exige mobiliários cada vez mais flexíveis que possam adaptar-se às necessidades e a evolução da empresa. Um escritório montado hoje estará em pouco tempo, necessitando de uma modificação ou ser ampliado, pois os escritórios estão cada vez
mais reduzindo seus espaços, devido ao alto custo do m2, exigindo a versatilidade dos móveis que se ajustem a suas realidades.
Os arquivos mais usados nos escritórios corporativos são os arquivos mecânicos e eletrônicos, que contemplam a segurança física do documento, proporcionando a disponibilidade da informação e software de gestão, além de serem silenciosos.
Como escolher arquivos para sua empresa
É preciso escolher as peças que sejam funcionais e que otimizam a produção do espaço de trabalho. Neste momento, escolher peças que simplesmente decoram o ambiente, pode prejudicar a funcionalidade do escritório. Um layout bem estabelecido ajuda a organizar de forma estratégica o ambiente, priorizando as necessidades, atentando-se ao tamanho da área, a circulação média de pessoas e qual o valor a ser investido.
· O que é simples também pode ser funcional e bonito, conseqüentemente um investimento proveitoso a longo prazo.
· É necessário escolher um mobiliário que traga versatilidade que se adapte a diversos layouts, que seja montado e transportado com facilidade e que permita alterações e adições de peças para atender a futuras necessidades de crescimento empresarial e físico.
· É importante pensar no custo-benefício, na durabilidade, pensar em um mobiliário que não será danificado ou ganhar um aspecto de velho após pouco tempo de uso.
· É preciso verificar estrutura fabril, garantia e prazo de entrega análise do projeto executivo, instalação e atestados de capacidade técnica.
“A chave de sucesso de um projeto é atentar-se com a documentação. É preciso fazer uma boa análise com a gestão de informação para ver qual o melhor sistema, pois a complexidade é a conservação ao longo do uso, para isso é necessário um controle efetivo”, diz a arquiteta Cláudia Andrade.
Arquivos Deslizantes
Os arquivos deslizantes são compostos em módulos de aço que se movimentam sobre trilhos instalados em plataformas de madeira ou diretamente no piso.
O seu deslocamento permite a abertura de um corredor móvel no local da consulta substituindo corredores
fixos reduzindo o espaço em atè 70%, permitindo maior flexibilidade. Reformula o layout corporativo, readequando uma implantação existente a uma nova necessidade, respeitando se necessário aos projetos
anteriormente elaborados.
Os fabricantes de arquivos deslizantes oferecem ao mercado soluções que vão além do projeto, contemplando
serviços de gestão e segurança física da informação, proporcionando aos clientes alta disponibilidade da informação.
“O arquivo deslizante è o preferido dos arquitetos para grande escala, economiza espaço e organiza de forma mais racional os arquivos”, salienta Arquiteta Moema Wertheimer.
Os órgãos públicos em geral possuem um acúmulo excessivo de papéis e documentos que precisam ser guardados no mínimo por 5 anos. Não basta um arquivo deslizante ser bem planejado com componentes internos que condizentes com as necessidades dos diversos departamentos e usuários. Todo o acervo documental, deve ser arquivado de forma ordenada e principalmente controlada, através da instalação de um software específico para essa finalidade que irá facilitar o rápido acesso e a visualização. Para documentos extremamente confidenciais,
como medida de segurança, poderá ser instalado um cofre que irá garantir a proteção física dos documentos
contra roubo, fogo, água, impactos ou qualquer ato de vandalismo. Para diminuir esse acumulo a digitalização é uma ótima ferramenta, que já está sendo usada constantemente.
Os escritórios corporativos e de advocacia adotaram de forma significativa a digitalização, os CDs e os pen
drives estão sendo bastantes utilizados e também è preciso organizar esse material, em gavetinhas e em porta CDs, e com módulos que se adaptam a qualquer ambiente. Grande parte dos arquivos originais necessitam ser impressos e arquivado. Uma solução que pode ser de bastante utilidade são os arquivos deslizantes com trava e sistema de busca digital, pela segurança e por localizar de forma rápida o arquivo. “É preciso estudar bem o cliente e sua vida funcional, não existe uma fórmula que atende a todos os clientes, por isso é importante entender o modelo de negócio da empresa e suas necessidades, para escolher de forma correta o mobiliário que melhor se encaixa” diz a Arquiteta Moema Wertheimer.
“Os arquivos deslizantes são extremamente eficientes, aperfeiçoam o espaço, agilizam a consulta e garantem
a segurança do material arquivado, além de receber vários tipos de acessórios internos, permitindo a flexibilidade, e isso é visível aos clientes. Já os arquivos modulares são usados como complemento para a extensão de trabalho”, salienta a arquiteta Claudia Andrade.