O ambiente do escritório está passando por um grande processo de transformação nos últimos anos, tanto no aspecto visual quanto funcional. Tecnologia e mobiliário passaram a ser elementos ainda mais fundamentais para o trabalho e por isso mesmo devem se harmonizar com as atividades desenvolvidas no dia a dia.
A era da informática estimulou uma mudança radical na concepção dos móveis convencionais que, além de modernos e bonitos, devem obedecer a regras de ergonomia, proporcionando maior conforto ao usuário. A presença de um profissional de arquitetura para projetar ambientes de todos os portes torna-se cada vez mais obrigatória para propor soluções adequadas e conjuntas entre tecnologia, beleza, espaço, mobiliário ergonômico e respeito ao meio ambiente.
Considerando todos estes aspectos, os processos, sistemas e equipamentos necessários para o
arquivamento de dados e documentos evoluíram na mesma proporção e demandam o mesmo cuidado e planejamento que os demais itens componentes de um escritório.
Arquivos deslizantes
Visualmente, o arquivo deslizante talvez seja o maior ícone da modernidade quando o assunto é arquivamento. O fato de os modelos deslizantes reduzirem a quantidade de corredores é um ganho espacial comprovado. Assim, quanto maior for a quantidade de módulos, maior será a redução dos corredores e, conseqüentemente, maior será a economia de espaço. No entanto, a configuração interna destes arquivos é a chave para um bom aproveitamento de espaço. Muitas vezes, os componentes internos e acessórios são os principais responsáveis pela maior economia de espaço do que simplesmente o fato do arquivo ser deslizante e reduzir o número de corredores.
A maioria dos fabricantes destaca a versatilidade destes modelos, podendo ser ampliados ou reformulados de acordo com as necessidades do momento ou dos objetos, evitando a substituição do móvel, garantindo assim a preservação do investimento. Ao contrário dos móveis convencionais, que são projetados para determinados tipos de documentos e objetos – a exemplo do arquivo com 4 gavetas, que é utilizado quase que exclusivamente para pastas suspensas - os arquivos deslizantes podem armazenar, na mesma face, os mais variados objetos como pastas, livros, fichas, gavetas, desenhos, microfilmes, CDs, vídeos, entre outros. Tudo fica devidamente organizado na posição adequada e ocupando apenas o espaço proporcional ao objeto.
Com isso, estantes e armários diminuíram de tamanho e passaram a ocupar espaços próximos às mesas de trabalho, sendo usados para documentos e objetos do dia a dia, com um sigilo menor. Em ambientes open space costumam ser raros, optando-se por mini arquivos acoplados a gaveteiros individuais com chave, garantindo privacidade aos usuários.
Guarda de documentos
No entanto,manter o arquivo de documentos antigos é uma tarefa dispendiosa e ocupa espaço físico na empresa,mesmo nos modernos arquivos deslizantes. Além do mobiliário adequado, é preciso ter um sistema de administração e guarda de documentos,adequando necessidades.O Parecer Normativo CST no 21, de 30/05/80, permitia que os documentos relativos a tributos de esfera federal fossem microfilmados, dando início à redução de espaços nas empresas:“Os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao Fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cópias atendam aos requisitos e às formalidades estabelecidas na Lei no 5.433/68, e no Decreto Nº 64.398/69 que a regulamentou. Os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se referirem (art.195, parágrafo único, do CTN), facultando-se aos agentes do Fisco exigir sua apresentação sempre que entenderem necessário e oportuno fazê-lo no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal.”
O Decreto em referência foi revogado pelo Decreto no 1.799, de 30/01/96, publicado no DOU em 31/01/96, trazendo novas instruções sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagem, por meios fotográficos ou eletrônicos, atendendo assim à evolução tecnológica irreversível. A empresa que adotar este sistema deverá obter previamente o registro junto ao Ministério da Justiça.
Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientação, porém sempre estará sujeito a apresentação do original ou em certidão autenticada, conforme previsto no Art. 830, da CLT.
“O documento oferecido para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão autêntica, ou quando conferida a respectiva pública-forma ou cópia perante o juiz do tribunal.” Cada documento tem uma vida útil, desde que previamente estabelecido em normas legais, denominado “período prescricional”. Assim, vencido o período prescricional, não há necessidade de mantê-lo em arquivo.
Abaixo seguem duas tabelas com os principais documentos e seu tempo de guarda. Em caso de dúvida, é recomendável buscar um consultor especializado nas áreas relacionadas, seja fiscal, trabalhista ou previdenciária, entre outras.
Terceirização de arquivos
“Atualmente, muitas empresas vêem a terceirização como um meio estratégico para se aumentar o foco nas metas dos seus negócios, e não mais como um simples meio de cortar custos”, afirma o consultor Claudio Sansevero, especialista na área de gerenciamento e guarda de documentos.
Empresas especializadas prestam serviços completos, o que inclui a criação de verdadeiros centros de gestão de documentos, que concentram todas as demandas da empresa, num processo que combina a criação/adequação de espaços físicos, tipos e quantidades de arquivos a serem utilizados, softwares de gerenciamento eletrônico de arquivos, incluindo a localização e guarda de documentos e suas respectivas datas de expiração e o que for necessário para que as empresas gerenciem e utilizem com racionalidade e eficiência as informações geradas externa e internamente. O especialista destaca que existem muitas opções no mercado para todos os tipos e tamanhos de empresas, mas que a falta de conhecimento sobre o assunto continua sendo, por um lado, um fator impeditivo para o desenvolvimento das empresas e, por outro, uma grande possibilidade a ser explorada.“A redução com despesas relacionadas a multas fiscais e trabalhistas, com o tempo gasto com a busca de documentos e até mesmo com a contratação de profissionais exclusivos para esta finalidade,por si só,já são suficientes para convencer os empresários a buscar sistemas integrados de gestão de documentos”, afirma.
Em todo o Brasil é cada vez mais intensa a transformação dos arquivos convencionais em arquivos digitais. As novas empresas e escritórios já iniciam suas atividades digitalizando todos os seus documentos. Há mais de uma década os custos ainda inibiam este processo: computadores, datacenters e scanners eram ainda muito caros. Nos últimos anos, um GED, sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, teve seu custo reduzido em aproximadamente 50%. “Hoje, as empresas especializadas em GED prestam este serviço a um custo infinitamente pequeno perto dos valores de processamento de arquivos digitais na década de 90. Um scanner profissional que há cinco anos era vendido a R$ 30 mil, por exemplo, hoje é encontrado por R$ 10 mil”, exemplifica Wilson Bento, consultor em TI.
Outra facilidade observada, além da economia de espaço nas empresas, é a utilização de sistemas online de arquivamento de documentos, facilitando o acesso. Assim, numa mesma empresa, os antigos arquivos fixos dão lugar a uma mescla funcional entre arquivos deslizantes associados a sistemas de gerenciamento eletrônico que podem estar ou não baseados em datacenters internos ou virtuais, o que agiliza ainda mais os processos internos. Nota fiscal eletrônica e certificação digital são também fatores que contribuem para a virtualização de documentos. Tudo em prol da eficiência e rapidez atual, pré-condição para o sucesso das empresas.