As empresas operam de forma dinâmica, integrada e otimizada para agilizar os processos e as transações no mercado. Com foco nessa tendência, as Salas de Reuniões, Halls de entrada e recepções, além de serem o cartão de visita da empresa, são usadas para apresentações, locais de espera, transações comerciais, treinamentos, vídeo conferências e reuniões de grandes tomadas de decisões.
Segundo o engenheiro e arquiteto Marco Stancati, da Stancati Arquitetura e Design, o espaço designado a uma Sala de Reunião multifuncional, deve traduzir a identidade da empresa através da identificação visual, temáticas ou não, além de ser adequado para atender
a todas as necessidades de uso. Precisa ser muito bem equipada e ter grande mobilidade para adaptar-se às várias situações. “Os equipamentos devem ser estrategicamente distribuídos para facilitar tanto as operações individuais quanto as coletivas”, alerta.
São necessários os recursos integrados e avançados de áudio e vídeo, automação de iluminação e dos sistemas, somados as soluções inteligentes de mobiliário e painéis retráteis que possibilitem as mutações necessárias à cada situação com praticidade e eficiência.“Vale lembrar ainda a grande importância da acústica, do ar condicionado, do sistema wireless e da iluminação, cuidadosamente planejados para proporcionar conforto termo-acústico aos usuários”, complementa Stancati.
Esses espaços devem ser implantados em locais estratégicos na empresa. São necessários para dar suporte à diretoria, ao departamento comercial e marketing, à fornecedores e clientes e a reuniões internas da empresa. De acordo com Stancati, um bom projeto consegue fazer essa implantação de forma que atendam a todas as atividades, com autonomia e privacidade, ao mesmo tempo reuni-las, transformando- as em auditórios, sala de conselho, espaços integrados para atividades coletivas etc.
Para atendimento ao cliente externo, um requisito básico, é estar localizada imediatamente ao lado da recepção. Para Stancati só há benefícios em relação aos ambientes com entradas independentes,“que mantém a privacidade da empresa e de seus funcionários, além do que, o visitante é introduzido automaticamente pela recepcionista ao local”, argumenta.
As necessidades surgem de acordo com as atividades de dentro de uma empresa. “E um projeto inteligente consegue achar a melhor solução por m2 para que a quantidade e tamanhos das salas estrategicamente posicionadas consigam, com mobilidade e integração, dar conta do recado”, diz Stancati.
Há dois tipos de salas de reunião dentro de uma empresa, a Sala Institucional, que serve para atender ao cliente externo e fazer apresentações da empresa; e a Sala Multiuso que são adaptadas com todos os recursos tecnológicos, acopláveis ou individuais, para atender a todo tipo de reunião. Para Stancati, não existe a necessidade de ter tantas salas de reunião dentro de um ambiente corporativo, mas são proporcionais ao número de funcionários de uma empresa. “Este número deve ser também proporcional à demanda, otimizando custo, tempo e espaço”, diz.
Para a Diretora de Gestão de Propriedades e Serviços da BRC/Facilities, empresa do Grupo Cyrela Brazil Realty, Vânia Reis, o ideal é que sejam extremamente claras, com equipamentos que permitem o bom andamento da reunião como projetor, flip chart ou quadro branco, ponto de internet, entre outros.“Ser espaçosa e possuir móveis com boa ergonomia contribuem não só na concentração, mas também na criatividade, sendo esses dois fatores bastante representativos para o rendimento da reunião”, explica Vânia, que vê esses ambientes como prioridade em um local corporativo. “Hoje na Cyrela, contamos com quase 40 salas e algumas vezes ainda não se tornam suficientes”, explica.
Vânia conta que há uma forte tendência em se separar esses ambientes das áreas internas de uma empresa. “Essa separação é fundamental, principalmente se pensarmos na tendência de termos cada vez menos divisões entre áreas”. Permitem o desenvolvimento de um assunto específico sem que o mesmo interfira no dia-a-dia da empresa como um todo.
As salas de reunião são essenciais quando se quer aumentar a produtividade da empresa, principalmente por ser uma forma de garantir o alinhamento e envolvimento de toda a equipe em relação a um determinado tema.
Cada vez mais se torna importantíssimo investir em equipamentos eletrônicos para as salas de reunião. “Hoje, por exemplo, não se pode faltar pontos de internet para todos os participantes, considerando a capacidade da sala, telefone digital com alto falante e projetor, pois eles garantem o envolvimento de todos, além de facilitar o acompanhamento da reunião”, diz Vânia. Papéis e lápis também são de extrema importância e não podem faltar nunca. “Além disso, sugiro para aqueles que têm muito contato com outras cidades e/ou países, contarem com um aparelho de vídeo conferência, pois a economia de tempo e dinheiro é bastante significativa”, recomenda.
Outra dica interessante é disponibilizar uma lista com os ramais dos colaboradores da empresa para agilizar as resoluções das conversas e contatos com outros integrantes da reunião.
Segundo a arquiteta Cris Paola, da Sanchez Arquitetura, esses ambientes exercem múltiplas funções no espaço corporativo.“Vários são os fatores que definem as necessidades de cada empresa: tamanho, espaço físico que ela ocupa, ramo de atividade, complexidade da atividade, áreas de relacionamento, entre outros”, explica. Esse espaço é fundamental para a empresa porque é nele que acontecem as várias relações inter-pessoais: Reuniões de departamentos, workshops, apresentações para clientes, reuniões virtuais (vídeo-áudio conferência), atendimento à fornecedores, “enfim podemos dizer que tudo que ocorrer nesse espaço terá repercussão na atividade diária da companhia”, acredita Paola.
As empresas modernas tendem a um comportamento, frente ao seu mercado, mais flexível, multidisciplinar, buscando sempre novas oportunidades de negócio. Para garantir a fluidez e o bom desempenho das atividades é necessário disponibilizar vários ambientes de reunião com diferentes tamanhos:
Salas pequenas para atender fornecedores ou pequenas reuniões internas; salas intermediárias para reuniões internas, workshops ou atendimento a clientes; Salas grandes para reuniões, conferências ou apresentações que envolvem mais pessoas e tecnologia. “Os malefícios são de que a empresa pode passar muito tempo em reunião e pouco tempo em produção”, diz.
A tendência é que esses espaços tenham múltiplos usos, flexibilidade de lay-out para se adequar e sejam equipadas com tecnologia de última geração. “É recomendável, sempre que o lay-out permita, que a entrada de pessoas externas seja independente do ambiente corporativo, para não interferir na rotina ou operacional da mesma”, alerta Paola.
O cliente, ao entrar no espaço corporativo normalmente tem algumas expectativas e se torna mais atento em tudo a sua volta. Ele observa e sente o ambiente. A empresa por sua vez quer recebê-lo de tal forma que ele se sinta a vontade e confiante no negócio que eles vão gerar. Os ambientes têm que representar a imagem da empresa, deve ter disponíveis equipamentos que possam auxiliá-lo na apresentação do seu negócio.
Os fornecedores também entram no espaço corporativo atentos a tudo que eles observam, buscando informações que os ajudem a efetivar o negócio. O ambiente deve ser neutro, com poucas informações sobre a empresa.
A empresa deve proporcionar aos funcionários de um espaço que promova a reciclagem e a integração e treinamento entre pessoas e departamentos.
O hall de acesso e a recepção de um espaço corporativo são os primeiros ambientes que promovem o contato do visitante/Cliente com a empresa. Para a arquiteta Dani Barella, nesse momento ele será recebido, identificado e poderá aguardar para ser atendido neste local.
Esta primeira recepção deve representar a forma como a empresa pretende atender ao visitante.
Como e onde ele será identificado, como aguardará, quem irá recebê-lo e como ele vai se sentir são os focos principais deste ambiente.
“Em busca de atender às expectativas desse visitante, as empresas optam por criar outras pequenas recepções ou salas de espera, com o objetivo de reunir pessoas com os mesmos objetivos, ou mais próximas da área em que serão atendidas”, explica Barella.
Com este procedimento o Cliente/Visitante se sente mais a vontade no local a ser recebido e a empresa otimiza sua rotina operacional. As recepções devem ser equipadas com mobiliário que proporcione conforto e acolhimento ao visitante, levando sempre em conta as diferenças (idade, tamanho, acessibilidade). De acordo com o tempo que o visitante permanecerá no ambiente (ex: consultório médico), pode-se instalar equipamentos de TV, som ou Internet.“A iluminação adequada sinaliza e valoriza os espaços, e ajuda a proporciona conforto”, finaliza.
“Um projeto inteligente consegue achar a melhor solução por m2 para que a quantidade e tamanhos das salas estrategicamente posicionadas consigam, com mobilidade e integração, dar conta do recado”, diz Stancati.
Vânia Reis possui 30 anos de experiência em Gerenciamento de Propriedades e Serviços, nas áreas de Aviação, Hotelaria, Apart Hotéis e Condominial. Três anos de atuação na área de Shoppings/Pavilhão de Feiras e Eventos e Trade Marts. É consultora na área Hoteleira/apart-hotéis. Atualmente é Diretora de Gestão de Propriedades e Serviços da BRC/Facilities - empresa do Grupo Cyrela Brazil Realty, nos segmentos Business - Comerciais Triple A, Home - Residenciais com serviços, Office - Salas de Escritórios com serviços e Resort - Empreendimentos de lazer.
Marco Antônio Stancati é engenheiro, arquiteto e designer de interiores, dirige a Stancati Arquitetura e Design. Escritório atuante no segmento de arquitetura, construção e designer de interiores para áreas corporativas, comerciais e residenciais, desde 1980. A Stancati trabalha com base na sustentabilidade e mediante as normas do ISO 9001/2000 e sua qualidade de trabalho vem sendo reconhecida no nacional e internacionalmente.
As arquitetas, Cris Paola e Dani Barella comandam a equipe da Sanchez Arquitetura. Presente no mercado desde 1990, a empresa conta hoje com experiência em administração, acessória e consultoria de projetos. Atuante nos segmentos residenciais, corporativos e comerciais com participação em mostras, eventos e palestras do segmento.