Na rotina de uma empresa, relações comerciais e interpessoais são uma constante, o que acarreta na circulação de documentos que precisam estar bem organizados e acessíveis às necessidades do dia-a-dia.
Cada vez mais há um aumento na quantidade de papéis gerados pelas grandes corporações, e muitos destes documentos precisam ser arquivados até mesmo por exigências legais.
A forma de organização e os cuidados com o arquivamento vêm evoluindo a partir de novas tecnologias e tendências. Apesar de estarmos vivendo uma transição do arquivo físico para o eletrônico, é preciso sempre estar atento à forma de organização dos documentos, independente de como ele seja.
Alguns documentos precisam ser guardados por exigência da legislação. O dossiê referente a um
empregado deve ser mantido dentro da empresa por trinta anos, mesmo que ele tenha sido demitido ou tenha pedido demissão. Contratos de clientes, notas fiscais, extratos bancários, contas de luz e telefone também são outros exemplos de papéis que não podem ser somente jogados na lata de lixo. Isso acontece por causa da fiscalização, e muitas vezes pela simples necessidade de consulta.
Por disso, as grandes corporações sempre tiveram um volume elevado de papel. Documentos não só fazem parte da história de uma empresa, como servem como eventuais provas de conduta em relacionamentos comerciais ou negociações, ou seja, é fundamental que tenham um local adequado para seu armazenamento.
Como guardar
Guardar e organizar papéis em grandes proporções é bem complicado, e são necessários que estejam em arquivos ou pastas. Em algumas empresas esse trabalho é feito por arquivistas ou bibliotecários, profissionais especializados capazes de resgatar um documento com mais eficiência e rapidez. Se o papel é arquivado na pasta errada, por exemplo, em muitos casos, ele dificilmente será encontrado. Por isso é preciso ter um suporte no momento de organizar os documentos.
Arquivos digitais
Além de arquivos e pastas, extremamente eficazes, há novas tendências e tecnologias disponíveis no mercado para guardar documentos. Existem as tecnologias de arquivamento eletrônico, que permitem que os documentos sejam guardados em meio digital e encontrados por comandos de palavras chaves. Nos documentos eletrônicos são feitas cópias fiéis dos físicos e podem ser achados com mais agilidade. No entanto, mesmo eletronicamente, os documentos precisam estar organizados em pastas e arquivos, para não gerar nenhuma confusão. A migração do arquivamento físico para o eletrônico acontece rapidamente e as empresas vivem essa transição de forma voraz.
O meio digital exige cuidados para que um documento não seja “deletado” ou acessado indevidamente. A Segurança de rede evita que tais acessos sejam possíveis. Há também sistemas de segurança que bloqueiam o acesso de pessoas estranhas à rede corporativa. Além disso, softwares com cadastro exigem a identificação do tipo de acesso.
Apesar da grande evolução digital, a lei permite que o papel seja eliminado em casos específicos, como dossiês de cliente, folhas de pagamento e notas fiscais. Alguns documentos precisam de concessão especial para serem eliminados e outros precisam ser guardados.
Apesar dos benefícios do meio eletrônico, é pouco provável que ele elimine o papel. Será uma convivência paralela.
Aspectos Legais da Gestão Eletrônica de Documentos
A gestão da documentação física e eletrônica tem sido motivo de preocupação das empresas,que prezam pela proteção de conhecimento, segurança da informação, bem como garantir a guarda da prova legal necessária em situações de auditoria ou contencioso.
São poucas as empresas que possuem uma política claramente definida sobre arquivamento, apesar da rotina dos negócios envolver uma série de relações não presenciais, que geram obrigações e responsabilidades através do uso de tecnologia e meios eletrônicos de comunicação. Muitas vezes fica a critério dos usuários, ou seja, funcionários de todos os perfis, a decisão individual sobre o que guardar, como e por quanto tempo, de e-mail a documentos digitais confidenciais.
Para muitos ainda paira a dúvida se um e-mail pode ser considerado um documento. De acordo com o Direito Brasileiro, a definição de documento é: um instrumento de registro de um fato seja em suporte físico ou eletrônico.
A Portaria do Ministério da Fazenda no. 528/96, de 02 de setembro de 1996, publicada no D.O.U. em 10/10/96, que regulamentou o Sistema Setorial de Gestão de Documentação e Informações – SGDI, do Ministério da Fazenda, dispõe que “compreende-se por documento qualquer que seja o suporte utilizado, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano, de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova”. É recomendável que seja feita uma avaliação sobre o grau atual de segurança jurídica do processo de gestão de documentos (físicos e eletrônicos) na empresa.
Para cada um dos cenários deve ser verificado se a forma de guardar o documento permite a preservação de suas características.Independente da solução a ser adotada, o importante é que as empresas não podem negligenciar a gestão documental de seus negócios.
Arquivos Deslizantes
Os Arquivos Deslizantes são equipamentos modulares que apresentam maior economia de área de arquivamento em relação aos sistemas convencionais. Concentrando o arquivo em uma área reduzida, agilizam a consulta e garantem a segurança do material arquivado.
No sistema manual, girando os manípulos do painel frontal, aciona-se o sistema de transmissão por correia que movimenta as rodas da base, fazendo os Módulos deslizarem sobre os trilhos de aço.
Esses arquivos podem receber vários tipos de acessórios internos, como prateleiras, suportes para pastas suspensas laterais, gavetas etc.
Sua composição modular permite flexibilidade na adequação ao local disponível e ampliação de acordo com o aumento de capacidade desejada.
Os Arquivos Deslizantes podem ser instalados em plataforma ou diretamente no piso, conforme o projeto. Têm capacidade de movimentação, sendo manual ou eletrônica. Há os arquivos deslizantes com controle das funções do arquivo eletrônico, iluminação com acionamento automático e sistema de monitoração, além de trava automática do sistema quando algum corpo estiver em uso. A altura, largura e profundidade externas podem ser alteradas conforme a necessidade do projeto.
De acordo com a Gerente de Centros de Documentação e Informações da Tyshman Speyer, Joelma Rocha, os arquivos deslizantes têm muito mais vantagens do que qualquer outro tipo de armário para organização de documentação.“Pela perspectiva de espaço é uma economia grande, pois ao invés de se investir na compra de vários armários o arquivo deslizante economiza este espaço e tem o propósito de concentrar a documentação em um único lugar”, garante.
Esse tipo de arquivo faz com que a informação esteja disponível para vários usuários, além de oferecer maior proteção à documentação no caso de um incêndio, inundação ou qualquer outro incidente.
Os Arquivos Deslizantes precisam ser bem aproveitados.“É preciso fazer um levantamento prévio da massa documental da empresa para adequar o deslizante ao tipo de guarda, caso contrário ele vira um armário comum, um “elefante branco” dentro do escritório”, complementa Joelma. Com relação a desvantagens, ela só consegue perceber uma: o deslocamento de alguns usuários para os arquivos físicos poderá ser maior do que para outros.
Os arquivos deslizantes são indicados quando há um grande volume de documentação, como papel, fitas, fotos,mapas,ou outros tipos de suporte da informação. As empresas que oferecem este produto para o mercado atendem com seus modelos “standards” ou mesmo customizados. Joelma pensa que dão um ar mais “clean” aos escritórios, “além da sensação de organização estética do espaço físico”.
A arquiteta Maria Regina Pertusier, concorda que os Arquivos Deslizantes são excelentes nos quesitos organização, consolidação em um único espaço e redução de área ocupada. “Considerando a necessidade de grandes áreas de arquivamento, além de personificação dos diversos tipos de pastas, gavetas fichários, prateleiras e demais itens específicos dos clientes”, diz. Em 80% dos seus projetos em andamento estão sendo usados os Arquivos Deslizantes.
ACECO
A Giroflex, atuando no Brasil e América Latina, amplia seu segmento de atividade com a criação da Unidade de Arquivamentos, incorporando a marca Aceco, líder no mercado de Arquivos Deslizantes, Gestão da Informação e Segurança Física. Com equipe de profissionais especializados, desenvolvemos projetos sob medida para atender a todas as necessidades de nossos clientes, oferecendo uma solução completa em organização, segurança e arquivamento, estabelecendo uma relação de confiança, objetividade e transparência. Para a elaboração do projeto, realizamos um minucioso levantamento do acervo e espaço físico procurando entender detalhadamente os procedimentos operacionais dos usuários para que nossas soluções se adeqúem ao negócio do cliente propiciando maior agilidade e produtividade.
CAVIGLIA | Trainel
CRIATIVIDADE E FUNCIONALIDADE CAVIGLIA
No Instituto Mario Covas a Caviglia produziu e instalou o Sistema Trainel, composto por módulos deslizantes produzidos em material de alta resistência para acomodação vertical de quadros, posters e outros materiais que ficam expostos à visitação pública e que se movimentam de acordo com as necessidades dos usuários. Esse sistema permite não só a organização segura dos materiais expostos mas, principalmente, a economia de espaço.
CAVIGLIA | Instituto Butantan
CIÊNCIA E PRATICIDADE
Todo o histórico de pesquisas e serviços prestados e desenvolvidos em mais de cem anos de atividades desse importante centro de pesquisas, totalmente organizado e disponibilizado em mais de 100m2 sistemas Caviglia de armazenamento de informações.
HUFFIX
A Huffix atua no mercado de mobiliário corporativo desde 1996, e em 2002 passou a fabricar Arquivos Deslizantes. Profissionais qualificados proporcionam atendimento personalizado, preço competitivo, produto diferenciado e as melhores soluções para a otimização de seu espaço e sua organização documental, além de maior segurança e produtividade. Possuimos clientes nos ramos de advocacia, saúde, educação, contabilidade e arquitetura. Valorize ainda mais o seu projeto, seja um cliente Huffix.
OFC | Tecnologia em Arquivos Corporativos
A OFC, empresa com grande destaque no mercado por ter em seus produtos e serviços enorme flexibilidade de fabricação e comercialização,conseguindo satisfazer as necessidades de seus clientes com a apresentação de soluções completas e otimizadas para arquivamento,gestão e segurança de informações.Arquivos deslizantes nas linhas: Space Tronic, Space Flex, Top Arq, Standard e Estantes Deslizantes em diversas cores e acabamentos. Pastas diversas: para qualquer tipo de aplicação. Software: controle e gestão de informações. Segurança da informação: Arquivos e cofres para documentos e mídias magnéticas. Detecção precoce e combate a incêndio. Monitoramento com gravação de imagens do acervo e/ou materiais.
VOKO | Physio Mobile
O arquivo deslizante Physio Móbile foi concebido para aliar toda a funcionalidade do produto a beleza e sofisticação de acabamentos diferenciados como vidro, madeira, tecido ou aço.
Seu design arrojado permite a perfeita integração aos mais variados ambientes de trabalho. Oferecendo otimização de espaço com beleza e tecnologia, Physio Slim têm a missão de, em pouco tempo, conquistar o mercado corporativo e escritórios de arquitetura. Designer: Paulo Germani
Lançamento: Maio de 2008 – durante a 12a Office Solution.
W3
A W3 é uma empresa especializada na transformação do aço em armários, arquivos, roupeiros, estantes, cofres, gôndolas para supermercados, farmácias e lojas de conveniência. Sistema para pasta AZ, sistema para arquivo morto, sistema retrátil para pasta suspensa, sistema para pasta pundular, travamento com fechadura, prateleiras reguláveis de encaixe ou com parafusos, gavetas convencionais, gavetas tipo mapoteca, suporte para DVD’s e fitas VHS, prateleiras para livros,portas de correr,acabamento frontal e lateral em aço ou madeira e pintura epóxi pó texturizada.